"غير الربحي" يصدر إدارة المعرفة لحماية الخبرات وتعزيز الحوكمة والاستدامة

يطلق المركز الوطني لتطوير القطاع غير الربحي يقدم دليلاً شاملاً لإدارة المعرفة لتعزيز الحوكمة والشفافية.

ويهدف الدليل إلى توثيق التجارب وحمايتها من الضياع لضمان استدامة العمل المؤسسي ورفع الكفاءة التشغيلية للمنظمات.

وشدد المركز على أن التحدي الأكبر الذي يواجه الكيانات هو تحويل المعرفة الضمنية المخبأة في أذهان الأفراد إلى معرفة صريحة وموثقة. ويضمن هذا التحول الحفاظ على الخبرات وتعميمها في تطوير البرامج، وعدم فقدانها عندما يتغير الموظفون أو المتطوعين.

وأوضح الدليل أن إدارة المعرفة أصبحت نظام إداري متكامل الذي يبني الذاكرة المؤسسية ويدعم اتخاذ القرار. ويساهم هذا النظام في تحفيز الابتكار والامتثال لمتطلبات المركز ونظام حماية البيانات الشخصية (PDPL) لتعزيز ثقة المستفيدين والمانحين.

وأوضح المنشور تقسيم المعرفة المؤسسية إلى نوعين رئيسيين، أولهما المعرفة الضمنية المبنية على التجارب والخبرات العملية المتراكمة. ولهذه المعرفة قيمة استراتيجية عالية، مثل إدارة الأزمات وخبرات العمل الميداني، رغم صعوبة توثيقها بشكل مباشر.

أما النوع الثاني فهو المعرفة الصريحة الموثقة في الأدلة واللوائح والأنظمة، والتي يمكن مشاركتها وتحديثها بشكل مستمر. وحذر الدليل من خطورة فقدان المعرفة الضمنية بسبب مغادرة الموظفين، أو فقدان فائدة المعرفة الصريحة إذا لم يتم تحديثها.

وأشار المركز إلى أن تصنيف المعرفة يعزز الكفاءة التشغيلية من خلال سهولة الوصول إلى المعلومات وحماية الخبرات من الضياع. تمر إدارة المعرفة بخمس مراحل، تبدأ بجمع البيانات، ثم تنظيمها وأرشفتها إلكترونيا، يليها تبادل المعرفة بين الإدارات.

وتستمر المراحل بتوظيف المعرفة لتحويل الدروس المستفادة إلى سياسات عمل، وتنتهي بتقييم جودة وحداثة المعلومات ومراجعتها الدورية. ترتكز هذه الدورة على سبعة أهداف استراتيجية لدعم اتخاذ القرار وتوثيق الوثائق وفق الأنظمة والتشريعات.

وكشف الدليل عن فوائد تشغيلية تصل إلى تحسين الكفاءة بنسبة تتراوح بين 20% و40% وتقليل الأخطاء وتوفير الوقت. وقد أثبتت التجارب أن بناء قواعد بيانات موحدة قلل من ازدواجية تسجيل المستفيدين بنسبة 40%، ووفر 20% من ميزانيات التدريب.

وأضاف أن الربط الفني بين الإدارات أدى إلى تقليل وقت إعداد التقارير بنسبة 35% وتقليص فترة التدريب للموظفين الجدد من ثلاثة أشهر إلى ستة أسابيع. وانعكست هذه الإجراءات التنموية في رفع نسبة رضا المستفيدين من 65% إلى 87% بعد إعادة تصميم البرامج.

ورصد الدليل التحديات التي تواجه المنظمات، وأبرزها ضعف ثقافة التوثيق، ومقاومة التغيير، ونقص الأدوات الرقمية. واقترح حلولاً تشمل نشر ثقافة المشاركة بالحوافز، والاستثمار في المنصات الرقمية لتحقيق توثيق 80% من الدروس المستفادة سنوياً.

واستعرض الدليل تجربة إحدى الجمعيات التنموية التي طبقت القوائم الرقمية لرفع نسبة التوثيق إلى 78% خلال أربعة أشهر. وشدد على أهمية توظيف الحلول الرقمية المركزية ولوحات تحليل البيانات لربط التوثيق بمتطلبات الحوكمة.

وشدد المركز على ضرورة الالتزام بمعايير الالتزام، وتوفير أدلة مكتوبة للسياسات، واعتمادها كمرجع للقرارات بدلا من الاجتهادات الفردية. ودعت المنظمات إلى تنفيذ نظام لحماية البيانات الشخصية من خلال تحديد أذونات الوصول إلى المعلومات وإجراء مراجعات دورية.

وأشار الدليل إلى أهمية نشر تقارير الأداء المالي والتشغيلي بشكل ربع سنوي وتقارير الأثر سنويا لتعزيز الشفافية والإفصاح. وأوصى بنشر السياسات المعتمدة والإفصاح عن القائمين على الجهات لرفع مستوى الثقة المجتمعية وخدمة أهداف رؤية المملكة 2030.